L’implantation d’un système de gestion Intégré des documents (GID) dans une organisation

Billet additionnel 2

La masse des documents produits ou reçus par les organisations publiques dans l’exercice de leur activité tend à accroître d’une manière exponentielle. De plus, les supports et les formats des documents électroniques se sont multipliés d’une manière rapide.  Cet état de fait  pose un grand problème quant à  la gestion et l’organisation de cette quantité de  documents. Cela  a poussé les organismes publics à implanter des systèmes de gestion intégrée des documents (GID) dans le but de pallier les différents problèmes liés à la gestion, au repérage et à la conservation des documents.

La GID est un système complexe qui vise à gérer les documents, quel que soit leur support et tout le long de leur cycle de vie. De plus, elle prend en charge les types de documents et les formats ainsi que la taille des fichiers. Dans la majorité des cas une telle implantation n’aboutit pas à cause des problèmes générés au cours du processus d’implantation. Pour réussir de tels projets, les organismes doivent se doter de lignes directrices claires qui servent à bien piloter un projet GID. Il est important d’intégrer les normes de l’organisation internationale de Normalisation (ISO) en l’occurrence ISO 30300 et 30301 pour les systèmes de gestion des documents d’activité ainsi que la norme ISO 14641 relative à l’archivage pérenne et probatoire des documents numériques. La Normalisation est un gage de réussite dans la gestion des documents intégrés, elle permet à l’organisation de se doter d’un cadre normatif définissant les contraintes réglementaires,  techniques  et  archivistiques  auxquelles  il  convient  de  se conformer. Si de telles contraintes sont prises en considération lors la mise en place d’une solution GID, le projet sera opérationnel sans aucun problème majeur.