Le web social et la diffusion des archives

Activité E : Le web social et la diffusion des archives

La communication des archives et le web social:

Depuis l’avènement  du numérique et du web 2.0 beaucoup de changements  ont été opérés dans la gestion et la communication des documents d’archives. Les services d’archives ne s’appuient plus sur les moyens traditionnels pour communiquer et promouvoir les collections  de documents d’archives et autres activités qui s’y rattachent. Ils utilisent de plus en plus les opportunités offertes par les réseaux sociaux pour cibler une plus grande clientèle et atteindre leur objectif qui consiste à promouvoir leurs services et activités. Le web social est devenu un moyen privilégié par les organisations pour faire la promotion des collections stockées sur les étagères des voutes d’archives et découvrir  les secrets  cachés que des archives et qui sont malheureusement dans la majorité des cas ignorés voir même délaissés par le grand  public.

Les réseaux sociaux et la diffusion des archives:

L’introduction du document électronique a changé certaines pratiques dans la gestion des documents d’archives.  L’évolution de l’Internet du web 1.0 vers le web 2.0 a permis à l’utilisateur de devenir  un acteur  principal  du web social, et ce par la création de contenus variés (textes, photos, vidéos, etc.).

     Au cours des dernières années, le Web a subi des modifications qui l’ont amené 

     à devenir plus participatif et collaboratif, notamment grâce aux outils du Web 2.0. 

     Ces modifications ont un impact multiple sur les services d’information 

     (bibliothèques, centres d’information et services d’archives (Dufour et Cadieux, 2013-2014,  

     p.27).

Source: Archives, 45(1), 27-46

Le Web collaboratif  a changé complètement  le mode de communication de l’information et la relation entre le producteur du contenu et l’utilisateur. 

       Non seulement ces environnements numériques leur offrent de nouvelles perspectives   

       pour  mener à bien leur mission, mais, de plus, ils provoquent une mutation de l’objet

       au cœur de leur préoccupation : l’information. Ces mutations affectent aussi les 

       multiples processus associés à l’information et à la culture informationnelle des 

       usagers et du personnel (Dufour et Cadieux, 2013-2014, p.27)

De plus, le web social a permet de changer le rôle de l’internaute et le mode de circulation de l’information.  L’utilisateur de l’internet ne se limite plus à un simple  rôle d’observateur, mais il interagit directement dans la création du contenu.  «En permettant à l’internaute de se déplacer de la périphérie du Web, qu’il occupait comme observateur, vers son centre, comme créateur de contenu » (Dufour et Cadieux, 2013-2014, p.29)

La circulation de l’information n’emprunte plus les canaux traditionnels pour diffuser l’information. «Les nouvelles plateformes du Web 2.0 viennent modifier les modalités de circulation de l’information, qui ne transite plus par le processus éditorial traditionnel» (Dufour et Cadieux, 2013-2014, p.29)

Cette nouvelle réalité a eu pour effet de rendre l’information accessible à tout le monde. Il n’y a presque plus de barrière. L’information est véhiculée plus rapidement et accessible d’une manier instantanée.   

       L’accessibilité de plus en plus grande de ces plateformes provoque l’apparition d’un

       « journalisme citoyen » où l’individu impliqué dans certains événements se sert des

       plateformes sociales pour diffuser ses pensées sur l’actualité, en parallèle des 

       médias de masse traditionnels. Le message partagé contourne les filtres potentiels 

       des médias de masse. Cela signifie que l’information, ne passant pas par un filtre, 

       peut être biaisée; le rôle de validation est ainsi transféré au lecteur qui doit exercer 

       son sens critique» (Dufour et Cadieux, 2013-2014, p.29). 

Les  nouveaux outils  facilitent maintenant  la publication des archives numériques sur les blogs, les wikis, Facebook, Flickr , YouTube, Twitter, etc. Le Web  social est donc devenu un moyen de communication par excellence pour la diffusion et la promotion des fonds  et collections d’archives.

Communication des archives:

Selon le Portail international archivistique francophone (PIAF) le terme  communication ou diffusion est définie comme suit:

        en archivistique, regroupe l'ensemble des données et actions qui permettent aux    

        archives d'être consultées. Il s'agit à la fois d’informations théoriques, telles que la 

       connaissance des délais réglementaires qui régissent la communicabilité des documents, 

       ou des procédures qui assurent leur protection lors de leur consultation. Mais il peut 

       s'agir aussi des considérations pratiques telles que l'aménagement d’espaces dédiés à la 

       consultation,  l'organisation de l'information du public, de la délivrance des documents 

       et de la surveillance de leur utilisation». (PIAF, 2018)

Le but ultime de la gestion des documents d’archives n’est pas seulement de  les organiser et les préserver, mais de les utiliser pour des fins de la recherche, de l’enrichissement de la vie culturelle et servir de preuve pour les personnes et les biens.

       Se faire connaître ne se limite pas à faire savoir que nous existons. Il faut aussi 

       faire  connaître ce que nous faisons et, par extension, ce que nous pouvons faire

       pour les membres de la communauté universitaire. Faire connaître notre horaire, 

       nos règles d’accès, notre localisation géographique, mais aussi faire connaître nos

       fonds et collections, nos expositions virtuelles, nos images numérisées, les textes

       textes déjà produits sur les archives, notre participation à divers événements comme

       des expositions ou des publications, etc. Nos archives sont diverses, ludiques ou

       sérieuses, anciennes ou plus récentes, textuelles ou iconographiques, analogiques 

       ou numériques. Elles peuvent servir à décorer les murs d’une bibliothèque ou d’une 

       salle de réunion, célébrer un personnage important d’un département, faire le lien 

       avec un passé inspirant puisque l’Université a déjà traversé des moments difficiles 

       et en est sortie gagnante»  (Baillargeon, 2013-2014, p.13)

La communication des archives a toujours utilisé les explosions comme moyen pour promouvoir les fonds historiques ou faire connaître les activités des services d’archives. Cette façon de faire s’est avérée insuffisante, car elle ne pouvait pas atteindre une clientèle plus large. Elle  ciblait  en général  une catégorie de personnes très particulière à savoir les chercheurs et les historiens et dans un degré moins les personnes curieuses qui veulent apprendre davantage par exemple sur un évènement, une période ou une famille. Le web social a inversé l’équation, car il a permet d’aller au-delà de ce qu’il faisait dans le passé. Il est allé chercher beaucoup plus que la clientèle traditionnelle en intégrant toutes les couches de la société. Les plateformes Facebook, Twitter, YouTube, etc.,  ont grandement contribué à l’augmentation du nombre des usagers et la promotion des archives historiques.

Le cas de la  Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal (DGDA) est un bon exemple de l’utilisation du web 2.0 dans la communication des archives auprès de la communauté universitaire. L’expérience lancée en 2012 par la division a été bénéfique pour les différents services de l’unité. 

       La page Facebook a été créée en août 2012. Huit mois plus tard, nous avons atteint 

      213 « fans » qui ont eux-mêmes un total de 51 000 adeptes. Le chiffre augmente  

      continuellement après un pic de départ. En octobre 2012, début de la session 

      d’automne, nous avons signalé sur UdeMTélé notre arrivée sur Facebook. 

      Facebook nous sert à signaler de nouvelles acquisitions ou l’accessibilité d’un nouveau 

      fonds traité, en plus de proposer une photo d’un album déposé sur Flickr. 

      Nous y faisons aussi de la publicité pour nos expositions virtuelles ou établissons un

      lien vers différents services comme les acquisitions d’archives privées. Un projet est 

      en développement avec l’Association des professeurs retraités de l’UdeM (APRUM) 

      pour signaler le décès d’un confrère puisque nous collaborons à la rédaction de la 

      biographie que l’APRUM rédige dans les pages de son bulletin. Côté Twitter, nous 

      avons lancé le premier gazouillis le 9 août 2012 et en avions envoyé une centaine à 

      la fin de l’année 2013. Au moment d’écrire ces lignes, nous comptons 191 abonnés et 

      67 abonnements. L’Université de Montréal « re-twitte » parfois nos messages à ses 

      24 000 abonnés, élargissant ainsi notre visibilité. Les messages servent à annoncer 

      le dépôt d’un nouvel album de photographies ou à signaler des parutions auxquelles 

      nous avons participé. Finalement, nous avons déposé, entre août 2012 et décembre 

      2013, 31 albums de photographies sur Flickr (Baillargeon, 2013-2014, p.19)

Les statistiques montrent bien que les outils utilisés dans la diffusion du contenu de la division des archives ont été un succès. En effet, durant les onze mois de l’année 2012, il est fort de constater une hausse de l’ensemble des indicateurs.

 Source: Archives, 45(1), 11-26

Tendances dans un an :

J’estime que dans un an il y aura encore plus d’internautes à être présents sur les réseaux sociaux, selon les statistiques prévues en 2018  par l’agence, We are Social Singapour and Hootsuite,   il aura  3.5 milliards d’internautes à l’échelle de de planète dont trois milliards d’utilisateurs qui vont se servir  des réseaux  sociaux. À la fin de 2017, Facebook revendique déjà 2,13 milliards d'utilisateurs actifs chaque mois, en hausse de 14% par rapport à fin 2016. Il a passé la barre symbolique des 2 milliards au deuxième trimestre 2017

La tendance est donc en augmentation d’année en année et par conséquent on pourra affirmer qu’en 2019 les services du web social seront très sollicités. Et par conséquent, ils continueront à occuper  une place importante dans la diffusion et la communication des fonds d’archives auprès des unités à l’interne ainsi qu’a à la clientèle externe.

Tendances Dans un cinq ans :

Nous pensons que dans les cinq prochaines années la communication des archives à travers les réseaux sociaux atteindra un sommet fulgurant  avec une couverture plus accrue et une présence de plus en plus performante surtout avec l’avancement des  projets de numérisation des documents d’archives dans les municipalités, villes et grandes institutions d’archives. 

Cependant les problèmes liés au droit d’auteur et la protection de la vie privée et des renseignements personnels sur les réseaux sociaux seront le cheval de bataille des professionnels et les gestionnaires des documents d’archives.  En effet, la communication des documents d’archives est régie  principalement par la législation spécifique aux archives notamment la loi sur les archives, elle doit également prendre en considération  la notion de droit d'auteur qui peut interagir dans l'exploitation et l’utilisation des documents concernés par la diffusion.

Pour ce qui est de la protection de la vie privée, il faut mentionner que même si un document d'archives est communicable, il y a une différence de taille entre le fait de consulter un document dans une salle e de lecture et la publication publique via les réseaux sociaux. La question de la protection de la vie privée sera très exigeante  étant donné que la crédibilité des réseaux sociaux en dépendra.

Un autre élément qui comme déjà à suscité des questionnements et qui sera un grand défi pour les archivistes dans un avenir plus proche c’est comment gérer la masse d’information qui circulent sur les réseaux sociaux pour pouvoir par la suite la communiquer autrement elle sera perdue.

Tendances dans vingt ans :

Il est difficile de prévoir ou de projeter ce qui va se passer au niveau du web 2.0 dans les vingt prochaines années. Il est vrai que la technologie se développe à une vitesse très rapide. Chaque jour on nous annonce des nouveaux outils et des nouvelles applications. Cependant, nous pouvons présumer certaines choses étant donné l’ampleur du web participatif à l’heure actuelle. Nous pouvons dire que le web participatif sera remplacé par un autre plus avancé et plus intelligent. 

Dans le domaine des archives, nous supposons qu’avec le web 3.0, le web 4.0 et l’intelligence artificielle, le métier de l’archiviste tel qu’il est connu jusqu’à présent sera chose du passé. Le web 4.0 laissera la place à l'imagination, une innovation qui bouleverserait notre quotidien. 

D’après, Joel de Rosnay, le célèbre futurologue français, le web sera dans le futur utilisable en permanence. Il sera «web temps réel» et interactif.

Les systèmes intelligents pourront prendre le relais. Ils  seront amenés à remplacer le travail de l’archiviste. L’information produite ou reçue sera désormais en format numérique. Les systèmes intelligents pourront organiser,  indexer, repérer et diffuser  les documents  d’archives en fonction des besoins et les demandes des utilisateurs. Les tâches exécutées par l’archiviste seront remplacées petit à petit dans les services d’archives. D’autres métiers pourront surgir de cette transformation.

Autre élément qui sera préoccupant avec le tout numérique, l’intelligence artificielle et les réseaux sociaux sont sans doute la sécurité et la pérennité des archives. Dans vingt ans, les archives seront sur un seul support à savoir le numérique. Il n’y aura plus de place aux documents sur support papier ou autre support physique. D’ailleurs, plusieurs organisations ont introduit récemment le bureau sans papier. L’objectif d’un tel projet est de réduire à court terme l’utilisation du papier, mais à moyen et long terme est d’éliminer complètement le papier. Il est vrai que depuis le début du numérique, beaucoup de spécialistes prédisaient  la fin du papier, mais qu’à ce jour il a résisté en dépit de plusieurs tentatives. Sauf qu’avec les systèmes intelligents plus performants et les plateformes de partage, il est fort possible que le papier soit banné à jamais dans le quotidien des gens dans un avenir très proche.  Dans un tel scénario, la notion d’archives subira des changements majeurs. Il n’y aura plus d’archives au sens archivistique, puisque les systèmes intelligents se chargeront de tout faire. La gestion des documents est faite automatiquement. Le cycle de vie du document numérique est pris en charge par des systèmes experts. Il sera conservé ou supprimé une fois qu’il a atteint son délai légal. Il sera hébergé sur les serveurs et dans l’infonuagique et par conséquent il sera  communicable facilement en particulier sur les réseaux sociaux. Le problème de la gestion de la sécurité sera le facteur le plus important  dans un environnement pareil. Il n’en demeure pas moins qu’un risque existe toujours, quel que soit le système en place. Le danger qui pourra affecter les archives est la disparition des documents soit par la suppression volontaire ou involontaire, une attaque informatique, une faille dans les systèmes informatiques, etc.    Dans une telle situation, tous les services seront à l’arrêt, les organisations seront privées de leurs ressources informationnelles. Elles ne pourront plus fonctionner faute de documents. Elles peuvent avoir recours à un système de sauvegarde de la voûte électronique d’archives, mais dans l’éventualité où les deux systèmes planteront c’est toute l’organisation qui sera en panne. Le tout sécuritaire n’existe pas, le numériques est très vulnérable et par conséquent toute l’intention doit être orientée dans ce sens dans le but de préserver la mémoire de l’organisation voir celle d’un peuple et d’une nation.

Conclusion :

Dans cet essai de synthèse, nous avons  essayé de sortir les éléments clés du web social qui ont influencé le mode de diffusion et de communication des documents d’archives. Ainsi que les facteurs qui pourront  dans un court, moyen et long terme changé le fonctionnement de la chaine documentaire des archives entres autre, la communication et la diffusion des ressources archivistiques. La visibilité sur les réseaux sociaux est  d’une importance capitale pour les organisations,  étant donné les avantages majeurs qu’elle peut en apporter. Cependant, il faut  prendre en considération que l’ouverture à grande échelle et le partage des données et informations doit être règlementé afin de protéger les informations personnelles, la vie privée des gens et les droits d’auteurs. De plus, il est important que les plateformes soient dotées d’une sécurité accrue dans le but d’assurer la continuité et la pérennité des documents d’archives et de permettre leur communication aux générations futures dans les meilleurs de conditions

Références bibliographie:

Baillargeon, D. (2013-2014). Les archives universitaires sont-elles solubles dans le Web 2.0 ? Archives, 45(1), 11-26. Repéré à https://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol45_1/45_1_tous_les_articles.pdf

De Rosnay, J. (2014). Web 4.0 : enjeux et perspectives. Repéré à https://wiki.labomedia.org/index.php/Le_Web_4.0_/_CONTENUS#Le_Web_4.0

  

Dufour, C. et  Cadieux, S. (2013-2014). Web 2.0 et milieux documentaires : qu’en retenir ? Archives, 45(1), 27-46. Repéré à https://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol45_1/45_1_tous_les_articles.pdf

Verry, É. (2018). Module 11 - Communication des archives 2 [Notes de cours]. Repéré à http://www.piaf-archives.org/sites/default/files/bulk_media/m11s1/section1_papier.pdf

We Are Social and Hootsuite. (2018). Digital in 2018: World’s internet users pass the 4 billion mark. Repéré à https://wearesocial.com/blog/2018/01/global-digital-report-2018