Le repérage des documents administratifs électroniques

 Billet additionnel 5

L’utilisation des structures de classification des documents électroniques dans un environnement décentralisé rend la localisation de l’information extrêmement difficile à une tierce personne qui n’a aucune connaissance ou a peu d’informations sur la conception de la structure des dossiers. Seul le créateur de la structure de classification est capable de s’y retrouver ou de localiser le document en cas de besoin. Cette organisation personnelle des documents peut causer des problèmes à l’organisation, notamment une baisse de productivité, une perte de temps, des coûts et la perte d’information. Cet état de fait est généralement dû à l’absence de stratégie de gestion des documents, alors que la gestion documentaire est reléguée au second plan, voire absente des préoccupations des entreprises. 

L’absence de politiques, normes, méthodes et procédures de gestion complètes et intégrées des documents électroniques a pour effet de laisser le terrain libre à chacun pour structurer et classer ses documents à sa façon. Les systèmes informatiques, notamment Windows, permettent aux individus de créer des dossiers et des sous-dossiers et classer les documents produits ou reçus dans le cadre de leurs tâches ou activités. Par comparaison, les schémas de classification institutionnels dans un cadre décentralisé ont pour avantage d’uniformiser les pratiques de gestion des documents, de faciliter le repérage des documents et de permettre de trouver l’information rapidement, car les classes et sous-classes sont bien définies, connues, et reflètent les activités de gestion et d’exploitation de l’organisation. 

L’une des fonctions d’un schéma de classification est le repérage de documents. Tout document qui est bien intégré dans une structure bien établie est repéré dans un laps de temps très court.