Impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage

Billet additionnel 1

Le repérage de documents est une fonction essentielle dans la gestion des documents administratifs, que ce soit dans un environnement analogique ou numérique. Elle constitue le résultat de l’ensemble de la chaîne documentaire depuis la création du document jusqu'à son sort final. Cette fonction est liée directement à la structure de classification. Les propriétés de base d’un schéma de classification influencent directement la localisation et la recherche des documents. Une structure simple et peu profonde, avec une division qui ne dépasse pas trois niveaux, une division logique identique à chaque niveau de la hiérarchie, une terminologie contrôlée, une stabilité, une souplesse et une prédisposition à intégrer d’autres documents, dirigée par une autorité qui incarne un consensus général et supporté par n’importe quel système ou environnement constitue les éléments clés pour un repérage efficace qui a pour effet de faire gagner du temps et de réduire les coûts pour l’organisation. Dans le cas contraire, les conséquences sont graves : diminution de la productivité et de la compétitivité, ralentissement ou cessation des activités, voire même perte de la mémoire informationnelle de l’entreprise.

Le repérage manuel ou logique est influencé par les individus qui classent le document selon leur propre compréhension du schéma de classification, les systèmes utilisés et le contenu informationnel du document. Pour  un même plan de classification, les résultats peuvent varier du fait que les individus interprètent différemment la structure de classification. Cependant, avec une structure conforme aux principes qui respecte les propriétés énumérées, le risque d’erreur peut-être faible et le temps de réponse rapide.